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PPT全是字遭吐槽?牢記3個秘訣,讓你的成果被領導看到!

2024-12-05 08:23:12

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作者:小南、盡頭

編輯:九一

大家好,這裡是秋葉編輯部~

最近有點劇荒,我重溫了職場綜藝 《令人心動的 offer 第 2 季》。

節目中有位實習生的 PPT 遭到了吐槽,你能看出來問題在哪裡嗎?

沒錯,就是

在 PPT 設計中,如果文字太多,很容易顯得頁面擁擠,不僅不夠美觀,而且也讓人看不清內容。

這種情況下,我們該怎麼辦呢?

今天我就來和大家分享 3 種令 PPT 化繁為簡的方法,讓你的成果被領導看到!

建立 SmartArt,實現快速美化

第一個要介紹的方法是 SmartArt。

(是的沒錯,就是那個大家覺得很雞肋,但實際上超級好用的的 SmartArt。)

當我們遇到時間緊、任務重的 PPT 彙報時,使用 SmartArt 不僅可以幫我們快速梳理文案邏輯,還能實現快速美化。

以這張原稿為例,可以發現文字現在密密麻麻的,十分擁擠。

看完內容我們發現這 4 項內容之間是並列關係,這時候就可以透過 SmartArt 來快速美化。

為了不讓標題和正文的級別混淆,我們需要先將滑鼠放在正文內容前面,按住鍵盤上的 tab 鍵給正文降級。

接著,全選文字,右鍵選擇【轉換為 SmartArt】-【其他 SmartArt 圖形】:

在彈出的視窗中,我們可以根據 PPT 的邏輯結構,選擇合適的 SmartArt 圖形。

例如這裡選擇【圖片題注列表】,就可以得到這樣一張 PPT:

點選色塊插入對應的圖片,再簡單調整一下文字,一頁簡潔明瞭的 PPT 就做好了:

如果還有時間,也可以簡單給頁面加點裝飾。

看,效果是不是還行呢?

同樣的方法,我們再來看另外一個案例:

這頁 PPT 主要講述牛頓的生平經歷,用時間軸來表示再合適不過了。

老規矩,我們選中文字進行轉換,這次選擇【基本日程表】:

就可以得到這樣一個基本框架:

再給頁面調整下細節,這頁 PPT 也就搞定了,是不是很簡單呢?

像這樣實用的 PPT 技巧在《秋葉 PPT 3 天實戰集訓營》還有很多,而且現在年終福利免費報名,想學的朋友速來~

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接下來,我們來看第二個方法。

提煉文案,突出內容重點

在 PPT 製作中,透過提煉文案,往往可以讓擁擠的頁面變得清晰有邏輯。

我們來看這樣一頁 PPT:

文字又多又密,讀起來有點累,咋整呢?

這時,提煉文案的重要性就出來了。

從內容上我們可以看出,這一大段文字是在介紹 PPT、Word、Excel 這 3 款軟體。

所以,我們可以梳理一下,將內容提煉成小標題,這樣看起來就清晰很多了:

如果時間充裕,還可以再給頁面進行一下美化:

▲ 設計師 @張相禹 作品

是不是比原稿美觀多了呢?

再比如這一頁講述桂林風光的 PPT:

透過分析,我們可以這段文字主要是從桂林的歷史文化、自然風光、民族風情三方面進行介紹的:

提煉文案之後,可以得到這樣一頁 PPT:

再找一張桂林的風光照片,新增一些細節,這頁 PPT 也就搞定了!

▲ 設計師 @張相禹 作品

最後,我們來看第三個方法。

使用圖形圖片,增強文字視覺化

第三種方法是使用圖形圖片,增強文字視覺化,讓讀者更容易理解。

我們以這一頁 PPT 為例,資料雖然不多,但是和其他乾巴巴的文字放在一起,實在很難讓讀者提起閱讀興趣。

為了讓讀者理解起來更方便,我們可以先將資料提取出來:

再找一個合適的咖啡圖片來增強視覺化,就做出了這樣一個頁面:

當然,如果資料比較多的時候,我們也可以考慮直接用圖表來展示資料,例如環形圖或者餅圖,這樣就會更加直觀:

除了圖表之外,圖示也是我們在 PPT 製作中經常用來增強視覺化的方法之一。

比如小米釋出會的這頁 PPT,用汽車圖示來輔助文字,增強閱讀性,讓觀眾易於理解。

再比如這頁 PPT,在展示公司業績的時候,同樣使用了與文字對應的圖示來增強視覺化:

▲ 秋葉王牌 P 計劃 @晶晶 作品

那麼問題來了,這些圖示元素我們上哪兒找呢?

其實 PPT 就自帶了很多圖示哦,點選【插入】-【圖示】,就能看到了。

最後總結一下這 3 個PPT化繁為簡的小技巧:

❶建立 SmartArt,實現快速美化。

❷提煉文案,突出內容重點。

❸使用圖形圖片,增強文字視覺化。

好啦,今天的內容就是這些,如果你覺得這篇文章幫助到你了,記得幫我點贊分享哦~

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